El ABC de tu gestión empresarial

#Antes de empezar

ERP-EasyPlus es un sistema administrativo, contable y de CRM que funciona en la nube. Se usa desde el navegador, sin instalar nada, con una suscripción mensual. Está pensado para contadores, emprendedores, microempresas y pymes.

Qué cubre este manual. Cómo usar el sistema paso a paso: crear documentos, gestionar la administración, la contabilidad, el CRM, los reportes y los estados financieros. No explica principios contables: asume que tú o tu contador ya sabéis qué cuenta usar en cada caso.

Cómo leerlo.

• Si es tu primera vez, lee primero Primeros pasos y Cómo se conecta todo. Con eso ya puedes emitir tu primera factura.
• Después, ve directo al módulo que necesites.
• Los recuadros con Importante avisan de un paso obligatorio. Si te lo saltas, el documento o el reporte saldrá incompleto.
• Donde veas (Video), hay un tutorial en el canal de YouTube de ERP-EasyPlus, con más de 16 videos de iniciación.

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#Primeros pasos: el orden recomendado una vez hayas pasado por configuración

Este es el camino más corto para emitir tu primera factura sin errores. Cada paso depende del anterior: si cambias el orden, el sistema te pedirá datos que aún no existen, sobre todo las cuentas contables.

1. Crea tu cuenta y activa el acceso. Entra en www.erp-easyplus.com y elige Crea tu cuenta. Recibirás un enlace por correo. Allí indicas el nombre de la empresa, el país y la fecha de cierre fiscal. El equipo de soporte te da la bienvenida, confirma el pago y habilita tu licencia.
2. Revisa la configuración. En Configuraciones sube tu logo, tus firmas y define cómo se numeran tus documentos. Los datos de la empresa y el plan general contable ya vienen cargados.
3. Crea tus cuentas contables. En Contabilidad > Cuentas contables crea las cuentas de tus productos, servicios, clientes, proveedores y bancos. Sin ellas no podrás completar ningún documento.
4. Crea tus contactos. Cada contacto debe ser Cliente o Proveedor y llevar su cuenta contable en la pestaña Contabilidad. Si es proveedor, indica si retiene el 100 % o el 75 % del IVA.
5. Crea tus productos y servicios. Nombre, descripción, precio, IVA y la cuenta contable. Si tienes muchos productos, puedes cargarlos con la plantilla de Excel.
6. Haz tu primera venta. Crea un presupuesto o directamente en factura de venta, apruébalo.
7. Registra el cobro de esa factura.
8. Comprueba el resultado. Mira el Libro diario, que se genera solo, y abre el reporte Libro de ventas o el reporte de venta del seniat.

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#Cómo se conecta todo

Entender este flujo evita la mayoría de las dudas. En ERP-EasyPlus no registras dos veces: cuando apruebas o pagas un documento, el sistema crea el asiento en el Libro diario y lo lleva a los reportes y a los estados financieros.

Por eso es obligatorio tener antes las cuentas contables y los contactos bien creados: el sistema las usa para armar el asiento sin que tú lo hagas.

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#Acceso y configuración inicial

#Acceder al sistema

ERP-EasyPlus es una aplicación en la nube: se usa desde el navegador, sin instalar nada. Al contratar, los datos base (empresa y plan general contable) ya vienen preconfigurados.

• Primera vez: entra en www.erp-easyplus.com y elige Crea tu cuenta. Completa los datos y abre el enlace que llega a tu correo. Después indica el nombre de la empresa, la fecha de cierre fiscal y el país. Soporte confirma el pago y habilita tu acceso.
• Ya tienes cuenta: elige ¿Ya tienes cuenta? / Iniciar sesión.

#Configurar tus documentos

Antes de emitir nada, entra en Configuraciones y revisa tres cosas. Todas las pantallas de documentos funcionan igual.

En el canal de YouTube hay un video de personalización de documentos.

#Conoce el menú principal

• Dashboard: resumen de la gestión con ventas y cobros totales, presupuestos y aprobados, facturación con y sin cobro, costos, gastos, proporción de ventas mensuales y documentos pendientes. También tiene notas y enlaces.
• Usuarios: el sistema trae 6 usuarios por defecto y gestiona roles y permisos. Así solo las personas autorizadas ven la información y las funciones críticas.

Los módulos del sistema de un vistazo:

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#Contactos, productos y servicios

#Contactos (clientes y proveedores)

1. En el menú principal toca Contactos. Verás la lista general.
2. Pulsa el botón azul para crear uno nuevo.
3. Elige si es Cliente o Proveedor. Es obligatorio.
4. En la pestaña Contabilidad, asigna su cuenta contable. También es obligatorio.
5. Si es proveedor, indica si retiene el 100 % o el 75 % del IVA. Es obligatorio y se usa después para generar el reporte de IVA retenido.

Con el icono del ojo abres la ficha del contacto y ves sus movimientos administrativos: es el acceso rápido a todo lo que tienes con ese cliente o proveedor. (Video de Contactos)

1. 1Elige si es Cliente o Proveedor.
2. 2Si es proveedor, marca si retiene el 100 % o el 75 % del IVA.
3. 3En la pestaña Contabilidad, asigna su cuenta contable.

#Productos

1. Creas almacén, precios de ventas, categorías, sub-categorías.
2. Entra en Producto y pulsa el botón azul.
3. Completa: nombre, descripción, valor, IVA, precio total, códigos de fabricación y de barras, SKU, stock, proveedor y costo, asocias su categoría, sub-categoría.
4. Con el icono del ojo ves la ficha del producto, la gestión de stock y puedes modificarlo.

Carga masiva con Excel. Descarga la plantilla desde la pantalla de productos, complétala y súbela. Los datos que dependen del sistema (impuesto, total, nombre del proveedor, impuesto de compra) se completan después dentro del sistema.

#Servicios

1. Entra en Servicios y pulsa el botón azul.
2. Completa: nombre, descripción, valor, IVA y precio total.
3. Con el icono del ojo ves la ficha del servicio.

En el canal de YouTube hay un video de Productos y Servicios.

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#Facturación

Todos los documentos de este módulo se manejan igual. Aprender uno es aprenderlos todos. (Video de Facturación)

#Cómo funciona un documento

1. Ver la lista. Cada sección muestra todos los documentos creados y tiene filtros para buscar.
2. Crear. Pulsa el botón azul y completa los datos que pide el sistema.
3. Opciones. Dentro del documento, el botón Opciones permite añadir logo, firma del responsable, descripción larga de cabecera y descuentos.
4. Previsualizar. El botón Previsualización muestra el PDF antes de guardarlo solo en presupuestos, presupuesto en divisas y los documentos fiscales solo muestran PDF al estar aprobados.
5. Aprobar. Con el icono del ojo entras al documento y lo apruebas o no. (Importante) Mientras no esté aprobado, puedes modificarlo.

1. 1Elige el contacto (el cliente).
2. 2Añade el producto o servicio y su cuenta contable.
3. 3Opciones: logo, firma, descripción larga y descuentos.
4. 4Previsualización: mira el PDF antes de guardar.
5. 5Guardar.

#Diferencias entre documentos

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#Retenciones e impuestos

En Impuestos solo puedes consultar los impuestos que ya existen en el sistema. Las retenciones se registran dentro de las facturas.

#Retención de IVA en una venta

1. Emite la factura de venta y registra su cobro.
2. En Factura de venta, abre la factura con el botón de editar.
3. Rellena los datos del comprobante de retención y guarda.

Los datos aparecen solos en los reportes correspondientes.

1. 1Número del comprobante de retención.
2. 2Fecha del comprobante de retención.
3. 3IVA retenido al vendedor.

#Retención de IVA en una compra

Primero, en la ficha del proveedor, debe estar marcado si retiene el 100 % o el 75 %. El sistema registra la retención de dos maneras:

1. Al aprobar el pago. El sistema detecta si el proveedor es contribuyente especial u ordinario y aplica la acción. Se generan el registro para el reporte TXT y el comprobante en PDF para el proveedor. Después, abre la factura de compra y anota el monto de IVA retenido y la fecha de retención.
2. Al pagar la factura. Se registran las cuentas contables asociadas y el asiento aparece en el libro diario y en los estados financieros.

1. 1Sustraendo (solo en pagos por servicios).
2. 2Número del comprobante de retención.
3. 3Fecha del comprobante de retención.
4. 4Monto de IVA retenido.

#ISLR y sustraendo (pagos por servicios)

1. Al registrar una factura de compra por un servicio, discrimina las cuentas contables según el servicio.
2. Copia el sustraendo y el monto del ISLR en los campos del formulario de compra.
3. En Reportes encontrarás el reporte de ISLR para exportar a XML y declararlo ante el SENIAT, y la copia para el proveedor en PDF.

1. 1Sustraendo, según la tabla que uses.
2. 2Monto de la operación sobre la que se aplica el ISLR.

#IGTF: pagos en moneda extranjera

Si una factura de venta se paga total o parcialmente en dólares, anota el monto pagado en dólares y la tasa de cambio. Así el documento muestra el pago discriminado.

1. 1Monto pagado en dólares.
2. 2Tasa de cambio.

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#Nómina y empleados

#Crear un empleado

1. Entra en Nómina > Empleados y pulsa el botón azul.
2. Completa el perfil del empleado y guarda.
3. Con el icono del ojo abres su ficha, que tiene tres pestañas: Resumen, Nómina y Contratos.

#Contrato y pago de salario

• Contrato: en la pestaña Contratos, pulsa el símbolo azul para crearlo.
• Pago: en la pestaña Nómina, pulsa el símbolo azul, completa los datos y guarda. Dentro del documento registras el pago y puedes elegir Ver PDF para enviarlo al empleado como respaldo.

#Fondo de pensiones

En la creación de la nómina, rellena el apartado de fondo de pensiones: la cuenta contable, el monto y el porcentaje. Después, en Reportes, el reporte de Pensiones te da la visión de tu gestión y se exporta a PDF y Excel. (Video de Fondo de pensiones)

#Equipos

En Equipos creas los equipos de la empresa con el botón azul, para asociarlos después a un empleado.

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#CRM y Portal Cliente

#CRM

El CRM es un tablero de oportunidades en columnas, como un embudo de ventas.

• Crea una oportunidad con el botón correspondiente, en pocos pasos.
• Crea el embudo que mejor se adapte a tus metas con el símbolo de configuración.
• Arrastra las tarjetas de una columna a otra según avance la oportunidad.
• Al abrir una tarjeta puedes anexar documentos, crear notas y registrar eventos.

#Portal Cliente

El Portal Cliente es un espacio donde tu cliente ve, comenta y aprueba los documentos que le envías. Hay dos formas de usarlo.

Desde el documento (envío al cliente)

1. Abre el documento que quieres enviar y usa el botón de envío.
2. En la pantalla de envío puedes mandar el documento y dejar un mensaje en el chat.
3. Al cliente le llega un correo. Con el botón azul entra al Portal Cliente.
4. Tras ver el documento, el cliente debe escribir un mensaje para poder aprobarlo. Esa acción queda registrada como Chat en tu vista, así sabes quién la hizo.
5. El cliente tiene un menú lateral con las secciones a las que puede acceder y un dashboard.

Desde el contacto (como licenciatario)

1. En Contactos, abre el cliente con el icono del ojo.
2. Pulsa el botón del Portal Cliente.
3. Verás toda la gestión de ese cliente ordenada, con un pequeño dashboard de ventas. (Video del Portal Cliente)

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#Contabilidad, estados financieros y reportes

#Cuentas contables

En Contabilidad > Cuentas contables pulsa el botón azul. En Tipo eliges el grupo de cuentas y en Nombre escribes la denominación que prefieras. El sistema genera el código de forma automática y correlativa. (Video de Cuentas contables)

#Libro diario

Muestra todos los asientos. La mayoría se crean solos con los movimientos administrativos y contables. Si necesitas uno propio, púlsalo con el botón de crear asiento manual.

#Cuadro de cuentas y Plan General Contable

• Cuadro de cuentas: muestra las cuentas del libro diario organizadas por grupos contables.
• Plan General Contable actualizado: muestra todas las cuentas en uso y se exporta a PDF y Excel.

#Activos

Cuando creas una factura de compra asociada a una cuenta de activos, también aparece en Contabilidad > Activos.

1. Abre el detalle de la operación.
2. Asocia las cuentas de amortización o depreciación y de gasto, que creaste antes.
3. El sistema genera una lista programada de movimientos.
4. En la fecha definida, valida cada movimiento con el check. Se emite el asiento contable automáticamente.

#Estados financieros

Hay cuatro: Mayor analítico, Balance de comprobación, Estado de ganancias y pérdidas y Balance general. Todos tienen filtro por período fiscal y por fechas, y exportan a PDF y Excel. (Video de Estados financieros)

#Reportes

Todos los reportes se exportan con los filtros por fecha puedes consultar también ejercicios anteriores.

1. 1Filtro por fechas.
2. 2Exportar a PDF.
3. 3Exportar a TXT, para subirlo al portal del SENIAT.
4. 4Ver el comprobante en PDF para el proveedor.

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#Inteligencia artificial (BETA)

ERP-EasyPlus incluye una inteligencia artificial integrada al sistema. Está en fase BETA: ya puedes usarla, y seguirá mejorando.

1. 1Entrada «Inteligencia artificial» del menú lateral.
2. 2Créditos disponibles para consultar al asistente.
3. 3Preguntas sugeridas: haz clic en una para empezar.
4. 4Escribe aquí tu pregunta o solicitud.
5. 5Mis conversaciones: vuelve a consultas anteriores.

1. 1Botón del asistente, siempre a mano en la barra superior.
2. 2Créditos disponibles.
3. 3Preguntas sugeridas.
4. 4Campo para escribir tu pregunta.

1. 1Tu solicitud, escrita con tus propias palabras.
2. 2El asistente responde con un archivo PDF listo.
3. 3Descargar el análisis.
4. 4Los créditos disminuyen según el uso.

#Para qué sirve

Analizar y pedir reportes. Puedes pedirle reportes financieros, contables o de cualquier otro tipo. Por ejemplo:

• Análisis de ventas.
• Proyecciones de ventas.
• Reportes financieros y contables.

Apoyarte en gestiones. Además de analizar, puedes pedirle que haga gestiones por ti, como:

• Crear una nómina.
• Solicitar información del sistema.

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#Cierre fiscal, seguridad y auditoría

#Período y cierre fiscal

La fecha de cierre fiscal se define al crear la empresa y no puedes cambiarla por tu cuenta: hay que pedirlo a soporte.

El día del cierre, segundos antes de la medianoche, el sistema hace automáticamente los asientos de cierre y crea el período fiscal siguiente. Los reportes y estados financieros se actualizan solos. Además se habilita un botón rojo de ajuste de asientos, que se desactiva a los 90 días, el plazo legal para ajustar asientos antes de la declaración.

Puedes seguir consultando los ejercicios anteriores con los filtros por fecha de los estados financieros y reportes.

#Seguridad y respaldo

ERP-EasyPlus protege la infraestructura con medidas físicas, operativas y de software:

• Segregación de permisos.
• Cifrado de los datos almacenados y en tránsito.
• Detección y mitigación de ataques DDoS y de inyección SQL, límite de peticiones por IP y listas de IP permitidas y bloqueadas.
• Actualizaciones automáticas.
• Copias de seguridad automáticas cada hora.

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#Errores frecuentes y glosario

#Si algo no sale como esperabas

#Glosario

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