Para un contador, dar acceso a un sistema a su equipo o a su cliente genera una duda razonable: ¿qué pasa si alguien ve lo que no debe o cambia lo que no le toca? La respuesta es trabajar con roles y permisos: cada persona entra con su propio usuario y solo accede a lo que le corresponde.
Cómo funciona en ERP-EasyPlus
- Cada licencia es independiente. Un cliente, una licencia, con su información separada.
- Cada persona tiene su propio usuario dentro de la licencia. Tú, tu equipo y las personas del cliente entran con sus propias credenciales.
- Roles y permisos: defines qué módulos y acciones puede usar cada usuario.
- 6 usuarios incluidos por licencia. El usuario del contador cuenta dentro de esos 6. Cada usuario adicional cuesta 10 $ al mes.
Ejemplos de perfiles
Estos son ejemplos de cómo podrías organizar los accesos; ajústalos a cada caso:
| Perfil | Qué necesita | Qué conviene evitar |
|---|---|---|
| Contador responsable | Ver y revisar la contabilidad, los reportes y los estados financieros | Compartir su usuario con otras personas |
| Auxiliar contable | Registrar operaciones y consultar lo que le toca | Acceso a configuraciones sensibles |
| Dueño del negocio | Ver reportes y el estado de su empresa | Modificar registros que ya revisaste |
| Vendedor o cajero | Facturar y consultar inventario | Ver la contabilidad completa |
Buenas prácticas para no perder el control
- Un usuario por persona. Nunca compartas claves: si algo se modifica, necesitas saber quién fue.
- Da el acceso mínimo necesario. Empieza con pocos permisos y amplíalos si hace falta.
- Revisa los accesos al cerrar el mes. Comprueba quién tiene qué y quita lo que ya no se necesita.
- Da de baja a quien salga. Cuando alguien deja el equipo o la empresa, elimina su usuario ese mismo día.
- Documenta quién hace qué. Una lista simple de responsables evita confusiones.
Por qué importa si llevas varios clientes
Con varios clientes, el orden en los accesos es parte del control. Un usuario por persona, en la licencia de cada cliente, te permite saber qué pasó y quién lo hizo. Lo explicamos junto con el resto del método en cómo llevar la contabilidad de varios clientes sin perder el control, y puedes ver cómo se aplica en la página de sistema para firmas y despachos contables.
Si quieres ver cómo funciona antes de decidir, crea tu cuenta y pruébalo 7 días gratis. Y si prefieres hablar con una persona, escríbenos por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Mi equipo puede entrar a la licencia de un cliente?
Sí. Cada persona entra con su propio usuario, según los roles y permisos que definas. Ese usuario cuenta dentro de los 6 incluidos en la licencia.
¿Qué pasa si necesito más de 6 usuarios?
Puedes añadir usuarios adicionales por 10 $ al mes cada uno.
¿Puedo limitar lo que ve cada persona?
Sí. Con los roles y permisos defines qué módulos y acciones tiene cada usuario.
¿Cada cliente tiene su propia información separada?
Sí. Cada licencia es independiente, así que la información de un cliente no se mezcla con la de otro.
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